Kurumsal Arşiv Yönetiminde Dijital Dönüşüm Yaklaşımı

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumlarda belgelerin üretiminden imhasına kadar tüm yaşam döngüsünü dijital ortamda yöneten temel bir sistemdir. Ancak hard copy olarak üretilmiş ve kurum arşivlerinde muhafaza edilen belge ve paftaların taranarak sisteme tanımlanması yanında  kalıcı arşiv sürecine aktarımı ve uzun vadeli saklanması için yalnızca EBYS yeterli değildir. Bu noktada d-DAYSİS (Dijital ve Kurumsal Arşiv Sistemi Yazılımı) gibi profesyonel arşiv yönetim çözümleri devreye girmektedir. Bu yazımızda EBYS’nin tanımı, işlevleri ve kurumsal önemi ele alınmış; ayrıca d-DAYSİS ile EBYS’nin entegrasyonu üzerinden bütünleşik bir dijital arşiv yönetimi modeli tartışılmıştır.

Kurumlarda her geçen gün artan belge üretimi, belge yönetimini stratejik bir öncelik haline getirmiştir. Klasik kâğıt tabanlı süreçler artık bilgi güvenliği, erişim hızı ve maliyet etkinliği açısından yetersiz kalmaktadır. Bu nedenle kamu ve özel sektör kurumları, belge yönetimini elektronik ortama taşımakta ve süreçleri dijital sistemler üzerinden yürütmektedir.

Bu dönüşümün iki temel bileşeni vardır:

• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi): Belgelerin üretilmesi, onaylanması, dağıtımı ve dosyalanması süreçlerini dijitalleştirir.

• d-DAYSİS (Dijital ve Kurumsal Arşiv Sistemi Yazılımı): Geçmiş dönemlerde üretilen ve fiziki ortamda tutulan arşivlerin dijitalleştirilmesi ve belgelerin uzun vadeli saklanması, arşivlenmesi, erişim kontrolü ve imha yönetimini sağlar.

Her iki sistemin entegrasyonu, belgelerin üretimden arşive kadar kesintisiz ve güvenli bir şekilde yönetilmesini mümkün kılar.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

EBYS, kurumların iş süreçleri kapsamında ürettiği her türlü belgenin elektronik ortamda oluşturulması, gönderilmesi, saklanması ve gerektiğinde imha edilmesini sağlayan bütünleşik bir bilgi sistemidir.

EBYS’nin başlıca amaçları şunlardır:

• Belge yaşam döngüsünü dijital ortama taşımak,

• Kâğıt kullanımını azaltmak,

• Kurumsal verimliliği artırmak,

• Bilgi güvenliği ve şeffaflığı sağlamak.

Bu sistem, Türkiye’de TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı, 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu ve Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun biçimde yapılandırılmaktadır.

EBYS’nin Bileşenleri ve İşlevleri

EBYS, belgelerin tüm yaşam döngüsünü kapsayan bir modüler yapıya sahiptir.
Başlıca bileşenleri şunlardır:

• Belge oluşturma ve kayıt modülü

• E-imza ve zaman damgası yönetimi

• Saklama süreli standart dosya planı (SSDSP) entegrasyonu

• Arama, erişim ve dağıtım modülü

• İmha ve arşive devir yönetimi modülü

Bu modüller sayesinde EBYS, belge üretiminden arşiv devrine kadar tüm işlemleri elektronik ortamda izlenebilir hale getirir.

d-DAYSİS Dijital ve Kurumsal Arşiv Sistemi Yazılımı

d-DAYSİS (Digital Archival and Institutional System), kurumların fiziksel ve dijital arşiv varlıklarını bütüncül biçimde yönetmesini sağlayan profesyonel bir arşiv yönetim yazılımıdır.

d-DAYSİS’in temel işlevleri şunlardır:

• Belgelerin kalıcı arşiv yönetimi,

• Ayıklama, tasnif, barkodlama ve kutulama süreçlerinin dijital takibi,

• EBYS’den devredilen belgelerin güvenli biçimde arşivlenmesi,

• Yetki tabanlı erişim ve detaylı izleme mekanizmaları,

• İmha planı ve saklama süresi takibi,

• OCR (Optik Karakter Tanıma) ve tam metin arama özellikleriyle hızlı erişim.

Kullanım Alanı

d-DAYSİS, kamu kurumları, belediyeler, üniversiteler, arşiv merkezleri ve özel sektör kuruluşlarında kullanılmak üzere tasarlanmış; hem fiziksel arşiv (belge, klasör, kutu) hem de dijital arşiv (tarama, PDF, TIFF, XML, vb.) yönetimini desteklemektedir.

EBYS ile d-DAYSİS Entegrasyonu

Entegrasyonun Amacı

EBYS sistemleri belgelerin aktif dönemini yönetirken; belgelerin aktif yaşam süresi sona erdiğinde bunlar kurumsal arşive devredilmelidir. Bu noktada EBYS – d-DAYSİS entegrasyonu, belge yaşam döngüsünü tamamlayıcı bir model sunar.

Bu entegrasyonun başlıca hedefleri:

• Belgelerin EBYS’den d-DAYSİS’e otomatik ve güvenli aktarımı,

• Saklama süresi dolan belgelerin arşiv ortamına devrinin izlenebilir şekilde yapılması,

• İmha, erişim ve devir süreçlerinin dijital takibi,

• Kurum genelinde belge standardizasyonunun sağlanmasıdır.

Entegrasyon Süreci

EBYS – d-DAYSİS entegrasyonu aşağıdaki aşamalardan oluşur:

1. Belge Sınıflandırma:
   EBYS üzerinde oluşturulan belgeler, Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDSP) kodlarına göre etiketlenir.

2. Süre Takibi ve Devir:
   EBYS’de tanımlanan saklama süresi dolduğunda sistem, d-DAYSİS’e otomatik devir uyarısı gönderir.

3. Arşiv Kabulü:
   d-DAYSİS, gelen dosyaları otomatik olarak kabul eder, metadata (belge no, tarih, konu, üretici birim vb.) bilgilerini işler ve dijital arşiv deposuna aktarır.

4. Uzun Süreli Saklama ve Erişim:
   Belgeler d-DAYSİS içinde sınırsız süreli saklama, yetki bazlı erişim ve denetim izi desteğiyle korunur.

5. İmha Yönetimi:
   İmha zamanı gelen belgeler, d-DAYSİS üzerinde oluşturulan imha komisyon modülü aracılığıyla değerlendirilir; onay sonrası sistematik biçimde imha edilir.

Teknik Entegrasyon Özellikleri

• API tabanlı veri paylaşımı (REST/JSON yapısı)

• Otomatik metadata senkronizasyonu

• E-imza ve zaman damgası doğrulama modülü

• Belge bütünlüğü için hash algoritması kullanımı (SHA-256)

• ISO 15489 ve OAIS (Open Archival Information System) uyumluluğu

Bu özellikler, belgelerin yaşam döngüsü boyunca bütünlük, erişilebilirlik ve güvenlik ilkelerini korur.

Kurumsal Faydalar

Süreç Bütünlüğü ve İzlenebilirlik

EBYS – d-DAYSİS entegrasyonu, belgelerin üretiminden kalıcı arşive kadar kesintisiz bir izleme zinciri oluşturur. Her belge, kim tarafından üretildiği, hangi süreçlerden geçtiği ve ne zaman arşive devredildiği bilgisiyle birlikte yönetilir.

Yasal Uyum ve Denetim Kolaylığı

Tüm işlemler, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, Resmî Yazışma Yönetmeliği ve TS 13298 Standardı çerçevesinde yürütülür. Bu sayede belge denetimleri şeffaf ve hızlı biçimde gerçekleştirilebilir.

Veri Güvenliği ve Yetki Yönetimi

d-DAYSİS, EBYS’den devraldığı belgeleri şifreli depolama, yetki tabanlı erişim ve detaylı loglama mekanizmalarıyla korur. Böylece hem bilgi güvenliği hem de gizlilik standartları sağlanır.

Operasyonel Verimlilik

Fiziksel dosyalama, manuel imha ve kayıt işlemleri ortadan kalkar. Dijital arşivleme sayesinde zamandan, iş gücünden ve maliyetten önemli tasarruf sağlanır.

EBYS ve d-DAYSİS Entegrasyonunun Dijital Dönüşümdeki Rolü

Bu bütünleşik yapı, kurumların dijital dönüşüm süreçlerinde “belge yönetiminden bilgi yönetimine” geçişin temelini oluşturur.

• EBYS, aktif belge yönetimi sağlar.

• d-DAYSİS, kurumsal hafıza ve arşiv yönetimini kalıcı hale getirir.

Birlikte çalıştıklarında, kurumsal bilgi akışı bütüncül, denetlenebilir ve sürdürülebilir hale gelir. Bu, dijital çağda kurumsal sürekliliğin ve hesap verebilirliğin en güçlü teminatıdır.

EBYS ve d-DAYSİS entegrasyonu, modern kurumlarda belge ve arşiv yönetiminde dijital dönüşümün merkezinde yer almaktadır. Belgelerin üretiminden imhasına kadar olan sürecin tamamı elektronik ortamda yönetilmekte; böylece yasal uygunluk, güvenlik, erişim kolaylığı ve kurumsal verimlilik bir arada sağlanmaktadır.

Bu entegrasyon modeli, sadece teknik bir çözüm değil, aynı zamanda kurumsal hafızanın dijital güvence altına alınması anlamına gelmektedir.
Gelecekte yapay zekâ destekli belge sınıflandırma ve otomatik arşiv devri gibi modüllerin eklenmesiyle d-DAYSİS – EBYS bütünlüğü, Türkiye’de dijital arşivciliğin yeni standardı haline gelecektir.

Kaynakça

• T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (Resmî Gazete, 16 Mayıs 1988, Sayı: 19816).

• T.C. Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi. (2023). Kamu Bilgi Sistemleri ve Dijital Arşiv Rehberi.

• TS 13298:2015. Elektronik Belge Yönetimi Standardı. Türk Standartları Enstitüsü.

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu. (Resmî Gazete, 23 Ocak 2004).

• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. (Resmî Gazete, 9 Haziran 2020, Sayı: 31150).

• Ketenci, S. (2021). “EBYS Entegrasyon Modelleri ve Dijital Arşiv Yönetimi.” Bilgi Dünyası Dergisi, 23(1), 45–68.

• Şentürk, M. (2019). Kurumsal Arşiv Sistemleri ve Dijital Belge Yönetimi. İstanbul: Beta Yayınları.

• Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş. (2024). d-DAYSİS Dijital ve Kurumsal Arşiv Sistemi Yazılımı Teknik Dokümantasyonu.