Belediyelerde Basın Yayın Arşivleri ve Yaşanılan Sorunlar

Kurumsal Hafızanın Görünmeyen Gücü

Belediyelerin basın ve yayın birimleri, kurumun toplumla kurduğu iletişimin kalbidir.
Her basın bülteni, haber kupürü, video, fotoğraf veya sosyal medya paylaşımı, yerel yönetimin faaliyetlerini kayıt altına alır ve geleceğe taşır.
Ancak bu değerli içerikler doğru şekilde yönetilmezse, zamanla bilgi karmaşası, erişim sorunları ve kurumsal hafıza kaybı ortaya çıkar.

Basın yayın arşivleri, belediyelerin geçmişini belgeleyen, bugününü yöneten ve geleceğine ışık tutan stratejik bilgi merkezleridir.
Bu nedenle, bu arşivlerin düzenli, güvenli ve erişilebilir biçimde yönetilmesi kurumsal sürdürülebilirlik açısından kritik öneme sahiptir.

Belediyelerde Basın Yayın Arşivlerinde Karşılaşılan Temel Sorunlar

Dağınık ve Standartsız Kayıt Yapısı

Birçok belediyede basın arşivleri, yıllar içinde farklı personeller tarafından farklı klasörleme biçimleriyle oluşturulmuştur.
Dosyalar genellikle masaüstü, harici disk veya kişisel bulut hesaplarında tutulur.
Bu da;

• Aynı içeriğin birden fazla kopyasının oluşmasına,
• Arama sırasında zaman kaybına,
• Kurumsal bilginin parçalanmasına neden olur.

Yetersiz Metadata (Veri Etiketleme)

Fotoğraflar, videolar veya haber içerikleri çoğu zaman yalnızca dosya adlarıyla kayıt edilir.
Tarih, etkinlik adı, mekan, konu, kişi gibi tanımlayıcı bilgilerin olmaması, içeriklerin bulunmasını zorlaştırır.
Bu durum, özellikle geçmiş dönem çalışmalarını raporlamak isteyen yöneticiler için ciddi bir engel oluşturur.

Depolama ve Yedekleme Eksiklikleri

Yüksek çözünürlüklü medya dosyaları nedeniyle belediyelerde depolama alanları hızla dolar.
Bazı birimlerde yedekleme sistemleri bulunmadığı için önemli medya kayıtları, disk arızaları veya kullanıcı hataları sonucu kalıcı olarak kaybolabilir.

Erişim ve Yetkilendirme Sorunları

Basın birimlerinde çalışan personelin görev değişiklikleri, izinler veya farklı birimlerle paylaşılan içerikler; yetki karmaşasına neden olur.
Yeterli erişim politikası olmadan yapılan dosya paylaşımları, bilgi güvenliği riskini artırır.

Kurumsal Hafıza Kaybı

Yıllar içinde görev değişimleri, sistem geçişleri ve format farkları nedeniyle eski arşivler erişilemez hale gelir.
Bu durum, belediyelerin kurumsal geçmişine ait haber, görsel ve belgelerin kaybolmasına yol açar.

Sorunlara Yönelik Etkili Çözüm Önerileri

Merkezi Dijital Arşiv Sistemi Kurulmalı

Belediyelerde tüm basın ve medya içeriklerinin tek noktadan yönetilebileceği, web tabanlı dijital arşiv sistemleri kullanılmalıdır.
Örneğin, d-CoreMedia gibi sistemler sayesinde fotoğraf, video, haber metni, grafik ve sosyal medya içerikleri tek çatı altında toplanabilir.

Medya Dosya Planı ve Kataloglama Sistemi

Her medya türü için belirlenmiş standartlar oluşturulmalıdır.
Fotoğraflar, videolar, haber kupürleri; tarih, konu, etkinlik, birim ve kişi bilgileriyle etiketlenmelidir.
Bu sayede arama ve raporlama süreçleri saniyeler içinde yapılabilir.

Bulut ve Yedekleme Entegrasyonu

Basın arşivleri, yerel disklerle sınırlı kalmamalı; güvenli bulut çözümleriyle desteklenmelidir.
Bu, olası donanım arızalarında veri kaybını önler ve farklı birimlerin arşive uzaktan erişimini kolaylaştırır.

Yetkilendirme ve Güvenlik Politikaları

ISO 27001 Bilgi Güvenliği standartlarına uygun yetkilendirme yapılmalıdır.
Kimin hangi içeriğe erişebileceği, kimlerin paylaşım ve düzenleme hakkına sahip olduğu net biçimde tanımlanmalıdır.

Dijitalleştirme ve OCR Teknolojisi

Basılı gazete kupürleri, CD/DVD arşivleri veya eski basın bültenleri dijitalleştirilerek sisteme entegre edilmelidir.
OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi ile bu belgeler metin olarak aranabilir hale getirilir.

Eğitim ve Süreç Takibi

Basın personeline dijital arşiv kullanımı, veri güvenliği ve medya yönetimi konularında düzenli eğitim verilmelidir.
Ayrıca sistemin kullanımı sürekli denetlenmeli ve güncel tutulmalıdır.

Görsel Hafızayı Geleceğe Taşımak

Basın ve yayın arşivlerinin dijital dönüşümü, yalnızca bilgi erişimini kolaylaştırmakla kalmaz; aynı zamanda belediyelerin şeffaflık, hesap verebilirlik ve sürdürülebilirlik hedeflerine katkı sağlar.

Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş., bu alanda geliştirdiği d-CoreMedia Dijital Medya Arşiv Sistemi ile;

• Fotoğraf, video, ses ve haber içeriklerinin merkezi yönetimini,
• Güvenli depolama ve hızlı erişimi,
• Kurumsal görsel arşiv standardı oluşturmayı belediyelere entegre biçimde sunmaktadır.

Bilgi Düzenle Başlar, Güvenle Sürer

Basın yayın arşivleri, belediyelerin kurumsal belleğini temsil eder. Dağınık, düzensiz ve erişimi zor arşivler; geçmişin izlerini silerken, geleceğin planlarını da zayıflatır.

Bu nedenle, arşiv yönetimi artık sadece bir idari görev değil; kurumun kimliğini, hafızasını ve itibarını koruyan stratejik bir yönetim sürecidir.

“Belediyenin hafızası, arşivlerinin düzeniyle ölçülür.”