Kuramsal Temeller, Mevzuat Çerçevesi ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı Uygulamaları

Arşiv ayıklama ve imha süreçleri, kurumların belge yönetiminde süreklilik, düzen ve verimlilik sağlaması açısından hayati öneme sahiptir. Belgelerin yaşam döngüsünün son evresini oluşturan bu süreç, yasal mevzuatla birlikte kurumsal politikalar tarafından da yönlendirilir. Türkiye’de 2005 yılından itibaren uygulanmakta olan Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDSP), belgelerin sınıflandırılması, saklama sürelerinin belirlenmesi ve ayıklama–imha işlemlerinin düzenli yürütülmesi için temel bir araçtır. Bu makalede ayıklama ve imha kavramları, SSDSP’nin arşiv yönetimindeki yeriyle birlikte incelenmiştir.

Belgelerin sistematik yönetimi, kurumların kurumsal hafızasını koruması kadar, gereksiz belge yığınını önleyerek bilgiye erişimi kolaylaştırması bakımından da önemlidir. Modern belge yönetimi anlayışı, belgelerin üretilmesinden imhasına kadar tüm süreçlerin planlı biçimde yürütülmesini öngörür.

Bu çerçevede, arşiv ayıklama ve imha işlemleri yalnızca fiziksel yer tasarrufu sağlamakla kalmaz; aynı zamanda bilgi güvenliği, yasal uygunluk ve dijital sürdürülebilirlik açısından da gereklidir.

Türkiye’de bu süreçlerin hukuki dayanaklarını Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (1988) ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı (2005) oluşturmaktadır.

Arşiv Ayıklama Kavramı

Ayıklama, arşivde bulunan belgelerin kurumsal, idari, hukuki, mali veya tarihî değerlerine göre değerlendirilerek saklanacak, devredilecek veya imha edilecek olanların belirlenmesidir.

Belgelerin ayıklanması sırasında aşağıdaki kriterler dikkate alınır:

• Belgenin yasal saklama süresi,

• Kurumsal ihtiyaç ve kullanım sıklığı,

• Tarihî veya bilimsel değer taşıyıp taşımadığı,

• Saklama ortamının fiziksel ve dijital kapasitesi.

Ayıklama sonucunda belgeler üç gruba ayrılır:

1. Kalıcı arşivlik belgeler,

2. Geçici süreyle saklanacak belgeler,

3. İmhası uygun belgeler.

Arşiv İmha Süreci

İmha işlemi, ayıklama sonucunda arşiv değeri bulunmadığı tespit edilen belgelerin yok edilmesi sürecidir. Bu işlem keyfi biçimde değil, belirli aşamalar ve onay mekanizmaları çerçevesinde yürütülür.

İmha Komisyonunun Oluşturulması

Her kamu kurumu, “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” uyarınca bir Ayıklama ve İmha Komisyonu oluşturur. Komisyon; belge yöneticileri, arşiv personeli ve ilgili birim temsilcilerinden oluşur.

İmha Listeleri ve Onay Süreci

Komisyon, imhasına karar verilen belgeleri İmha Listesi’nde gösterir. Bu liste üst yönetici onayına sunulur. Onaylanan belgeler, fiziksel ortamda geri dönüşüm veya parçalama yoluyla, dijital ortamda ise veri silme veya kalıcı yok etme yöntemleriyle imha edilir.

Her işlem sonrası İmha Tutanağı düzenlenir ve kalıcı olarak saklanır.

Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDSP)

Tanım ve Amacı

Saklama Süreli Standart Dosya Planı (SSDSP), kamu kurum ve kuruluşlarında üretilen belgelerin konularına göre sınıflandırılmasını, numaralandırılmasını ve saklama sürelerinin belirlenmesini sağlayan sistematik bir rehberdir.

2005 yılında Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından yürürlüğe konulan SSDSP, kurumlarda dosyalama birliğini sağlamak ve belge yönetimi süreçlerini standartlaştırmak amacıyla hazırlanmıştır.

Bu plan sayesinde belgeler:

• Üretildikleri anda doğru dosyaya yerleştirilir,

• Saklama süreleri önceden belirlenir,

• Süresi dolan belgelerin ayıklanması ve imhası kolaylaşır.

Yapısı ve Kodlama Sistemi

SSDSP,Genel Konular, ana hizmet, yardımcı hizmet ve danışma-denetim faaliyetleri olmak üzere üç temel bölümden oluşur. Her konuya üç basamaklı bir kod verilir 

Dosya planında yer alan her konu başlığı için şu bilgiler bulunur:

• Konu kodu

• Konu adı

• Alt konu veya işlem türü

• Saklama süresi (yıl olarak)

• Açıklama / özel notlar

SSDSP ve Ayıklama–İmha İlişkisi

Saklama süreleri, ayıklama ve imha işlemlerinin temel referansını oluşturur. Süresi dolan dosyalar SSDSP’ye göre değerlendirilir. Örneğin:

• Saklama süresi 5 yıl olan belgeler, süresi sonunda ayıklamaya tabi tutulur.

• Saklama süresi “Süresiz” olan belgeler, doğrudan kurum arşivine devredilir.

Bu sistem, belgelerin rastgele değil belirlenmiş süre ve değerlere göre imha edilmesini sağlayarak yasal güvence oluşturur.

Türkiye’de Mevzuat Temelli Yaklaşım

Türkiye’de arşiv işlemleri Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (1988) ve Saklama Süreli Standart Dosya Planı Genelgesi (2005) çerçevesinde yürütülmektedir.

Bu düzenlemelere göre:

• Saklama süresi dolan belgeler ayıklama komisyonunca değerlendirilir.

• Onay almadan hiçbir belge imha edilemez.

• Kalıcı değeri olan belgeler Devlet Arşivleri Başkanlığı’na devredilir.

Dijital Arşivlerde Ayıklama ve İmha

Dijital arşivlerde ayıklama ve imha işlemleri, elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) aracılığıyla yürütülür.
Bu sistemlerde SSDSP kodları ve saklama süreleri meta veri olarak belgeye tanımlandığından, belirli süre sonunda otomatik uyarı veya imha önerileri oluşturulur.

Dijital belgelerin imhası, veri güvenliği standartlarına (örneğin ISO/IEC 27001, ISO 15489) uygun biçimde gerçekleştirilmelidir. “Silme” işlemi, yalnızca görünürlüğü kaldırmak değil, verinin geri döndürülemeyecek şekilde yok edilmesi anlamına gelir.

Karşılaşılan Sorunlar

Uygulamada sıkça karşılaşılan sorunlar şunlardır:

• Farklı birimler arasında dosyalama disiplininin sağlanamaması,

• Personel yetersizliği veya belge yönetimi bilincinin eksikliği,

• Dijital imha süreçlerinde teknik güvenlik açıkları.

Bu sorunların çözümü için:

• Kurum içi arşiv eğitiminin yaygınlaştırılması,

• SSDSP’nin düzenli olarak güncellenmesi,

• EBYS entegrasyonunun güçlendirilmesi gerekmektedir.

Arşiv ayıklama ve imha süreçlerinin sağlıklı yürütülmesi, yalnızca düzen ve tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kurumsal hesap verebilirliği de güvence altına alır.
Saklama Süreli Standart Dosya Planı, bu süreçlerin hem yasal hem de teknik temelini oluşturarak, kurumlarda belge yönetiminin bütüncül bir yapıya kavuşmasını sağlar.

Gelecekte dijital dönüşümle birlikte, SSDSP’nin elektronik sistemlerle tam entegrasyonu ve yapay zekâ destekli ayıklama modellerinin geliştirilmesi, arşiv yönetiminde yeni bir dönemi başlatacaktır.

Kaynakça

• T.C. Cumhurbaşkanlığı Devlet Arşivleri Başkanlığı. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. (Resmî Gazete, 16 Mayıs 1988, Sayı: 19816).

• T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü. Saklama Süreli Standart Dosya Planı Genelgesi. (B.02.1.DAG.0.12.01.02/010.06/3340, 2005).

• Yılmaz, B. (2014). Arşivcilik İlkeleri ve Uygulamaları. Ankara: Türk Kütüphaneciler Derneği Yayınları.

• Şentürk, M. (2018). Kamu Kurumlarında Arşiv Yönetimi. İstanbul: Beta Yayınları.

• Ketenci, S. (2020). “Elektronik Belge Yönetimi ve Dijital İmha Süreçleri.” Bilgi Dünyası Dergisi, 21(2), 45–61.

• ISO 15489-1:2016, Information and Documentation — Records Management — Part 1: Concepts and Principles.