Türkiye (Türkçe)
Birleşik Arap Emirlikleri (Arabic)
Worldwide (English)
ARŞİV DÜZENLEME HİZMETLERİ
Bilgiye Hızlı, Güvenli ve Standartlara Uygun Erişimin En Etkili Yolu
Kurumların ürettiği her belge, kurumsal hafızanın bir parçasıdır. Belgeler düzenli ve erişilebilir biçimde yönetilmediğinde, bilgiye ulaşmak zaman kaybına, hata riskine ve gereksiz maliyetlere yol açar.
Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş, kurum ve kuruluşların arşivlerini çağdaş yöntemlerle düzenleyerek bilgiye hızlı, güvenli ve sistematik biçimde erişmelerini sağlıyoruz.
Arşiv düzenleme çalışmalarımızın temel amacı; kurumların bilgi ve belge yönetiminde düzen, erişilebilirlik ve sürdürülebilirlik sağlamaktır.
- İhtiyaç duyulan dosya ve belgelere en kısa sürede ulaşılmasını sağlamak,
- Bilgi alışverişinin hızlı ve kesintisiz şekilde sürdürülmesini desteklemek,
- Belgelerin güvenli, izlenebilir ve standartlara uygun biçimde muhafazasını sağlamak,
- Gereksiz evrak yükünü azaltarak arşiv alanlarını verimli kullanmak,
- Belgelerin yasal saklama sürelerine göre ayrıştırılmasını ve imha süreçlerinin doğru yürütülmesini sağlamak,
- Saklama Süreli Standart Dosya Planı mevzuatına uygun arşiv süreçlerini düzenlemek.
Hizmetin Kapsamı
Arşiv düzenleme hizmetlerimiz yalnızca evrak sıralamadan ibaret değildir; kurumun tüm belge yaşam döngüsünü kapsayan bütünleşik bir bilgi yönetimi sürecidir.
Ön Analiz ve Planlama
Öncelikle kurumun mevcut arşiv yapısı, belge yoğunluğu, saklama alanları ve dosya planı analiz edilir. Bu analiz sonucunda kurum için özel bir Arşiv Düzenleme Planı oluşturulur.
Envanter ve Belge Sınıflandırma
Belgeler türüne, konusuna, tarihine, gizlilik derecesine ve saklama süresine göre sınıflandırılır. Dosya planları ve kurumun işleyişine uygun bir kodlama sistemi hazırlanır.
Kutulama, Raflama ve Etiketleme
Belgeler uygun arşiv kutularına yerleştirilir, her kutuya benzersiz barkod üretilir. Bu sayede belgeye ulaşım süresi kısalır ve arşivde izlenebilirlik sağlanır.
Ayıklama ve İmha
Yasal saklama süresi dolmuş belgeler tespit edilerek “İmha Listeleri” oluşturulur. Onay süreçleri tamamlandıktan sonra belgeler güvenli şekilde imha edilir ve kayıt altına alınır.
Devir ve Koordinasyon Yönetimi
Birim arşivlerinden kurum arşivine devredilecek belgeler planlı biçimde taşınır. Her işlem, Arşiv Devir Teslim Formları üzerinden takip edilir.
Arşiv Verilerinin Yazılıma aktarılması,
Dosya aidiyet bilgileri [ Dosya Konusu, Yıl Bilgisi, Birimi, Dosya Açıklama Notu vb] ve Dosya Konum bilgileri [ Arşiv Odası, Dolap No,Raf No vb] alanlardan tanımlanır ve d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi'ne aktarılarak erişilebilir hale getirilir.
Raporlama ve Eğitim
Proje sonunda kurum /işletme yöneticilerine detaylı raporlar sunulur. Ayrıca arşiv personeline, düzenli arşiv yönetimi ve kurulan sistem eğitimi verilir.
Yasal Uygunluk ve Standartlar
Tüm çalışmalarımız, yasal düzenlemeler ve uluslararası standartlar doğrultusunda yürütülmektedir:
- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü Mevzuatı,
- TSE 13298 – Elektronik Belge Yönetim Standardı,
- ISO 27001 – Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi
Bu standartlar sayesinde kurumunuzun arşivleri; güvenli, denetlenebilir ve sürdürülebilir hale gelir.
Uzman Kadromuzla Profesyonel Hizmet
Her proje, arşivcilik ve bilgi yönetimi alanında deneyimli uzmanlarımız tarafından yürütülür:
-
Arşiv ve Belge Uzmanlarımız, Bilgi Teknolojileri Mühendislerimiz, Restorasyon ve Koruma Uzmanlarımız ile proje sürecinde hem fiziksel düzen hem de dijital dönüşüm altyapısı birlikte tasarlanır.
Bu yaklaşım, kurumun gelecekte tam dijital arşiv sistemine geçişini kolaylaştırır.
Arşiv düzenleme, sadece belgeleri yerleştirmek değil; bilgiye erişimi hızlandıran, kurumsal hafızayı koruyan ve maliyetleri azaltan bir yönetim sürecidir.
Biz, bu süreci teknolojiyle, standartlarla ve deneyimle birleştirerek kurumlara kalıcı çözümler sunuyoruz.
“Bilgiye ulaşma yolunda sınırların size engel olmasına asla izin vermeyin.”
