ARŞİV DİJİTALLEŞTİRME [ SERVİS BÜRO] HİZMETİ 

Bilgiyi Güvenli, Erişilebilir ve Sürdürülebilir Bir Dijital Yapıya Dönüştürüyoruz

Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş., kurumların fiziksel ve dijital bilgi varlıklarını standartlara uygun, güvenli ve aranabilir dijital arşiv sistemlerine dönüştürmek için kapsamlı çözümler sunar.

Dijital Arşiv Oluşturma Hizmetimiz; belge dijitalleştirme, indeksleme, veri aktarımı, kalite kontrol, erişim yönetimi, güvenlik ve entegrasyon gibi çok katmanlı süreçleri kapsar.
Amacımız yalnızca belgeleri dijitalleştirmek değil, kurumsal bilgi yaşam döngüsünü uçtan uca yönetilebilen bir yapıya kavuşturmaktır.

Dijital arşiv oluşturma hizmetinin amacı, kurumların bilgi varlıklarını kaybolmayan, bozulmayan ve hızla erişilebilen dijital ortamlara taşımaktır.
Bu hizmet; fiziksel arşivlerden veri göçüne, dijital dosya yönetiminden yapay zekâ destekli arama sistemlerine kadar tüm bileşenleri kapsar.

Hizmetimizin temel hedefleri:

• Kurum arşivlerini dijital ortama taşımak,
• Belgeleri içerik, konu, tarih ve birim bazında indekslemek,
• Belgelerin bütünlüğünü ve orijinal sıralamasını (provenance) korumak,
• Aranabilir, güvenli ve sürdürülebilir bilgi sistemi oluşturmak,
• Kurum içi bilgi akışını hızlandırmak ve operasyonel verimliliği artırmak.

Analiz ve Planlama Aşaması

• Her proje, mevcut arşivin detaylı incelenmesiyle başlar. Bu aşamada:
• Belgelerin türleri, boyutları ve formatları tespit edilir,
• Saklama süreleri, gizlilik dereceleri ve erişim yetkileri belirlenir,
• Dosya planı yapısı incelenir,
• Kuruma özel Dijital Arşiv Oluşturma Planı hazırlanır.
• Bu plan, projenin ilerleyen safhalarında standardizasyon, süreç takibi ve kalite yönetimi için temel doküman olarak kullanılır.

Belge Dijitalleştirme (Tarama)

• Fiziksel belgeler, yüksek çözünürlüklü profesyonel doküman tarayıcıları ile dijital ortama aktarılır.
  Tarama işlemleri sırasında:
• Belgelerin fiziksel sıralaması korunur,
• Sayfa yönü, kontrast ve renk optimizasyonu yapılır,
• Belgeler uygun formatta (PDF/A, TIFF, JPEG vb.) kaydedilir,
• Gerekiyorsa ön temizlik, onarım ve restorasyon işlemleri uygulanır.
• Tarama süreci tamamlandıktan sonra tüm belgeler, d-DAYSİS Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarılır.

İndeksleme ve Metadata Tanımlama

Her dijital belgeye, arama ve sınıflandırmayı kolaylaştırmak amacıyla metadata [üst veri] alanları tanımlanır.
Bu alanlar belge türüne göre değişiklik gösterebilir:

• Temel Alanlar: Belge Adı, Tarih, Konu, Üreten Birim, Dosya Numarası
• Teknik Alanlar: Format, Boyut, Sayfa Sayısı, Tarama Tarihi
• Yönetim Alanları: Gizlilik Derecesi, Saklama Süresi, Onay Durumu

İndeksleme işlemleri, proje başlangıcında işverenin ihtiyaçlarına göre yapılandırılır ve tam arama (Full-Text Search) desteği ile sistem üzerinden erişilebilir hale getirilir.

Optik Karakter Tanıma (OCR)

Belgelerin içeriğini metin tabanlı hale getiren OCR (Optical Character Recognition) işlemi sayesinde, dijital arşivlerde anahtar kelime bazlı arama mümkün olur.
d-DAYSİS’in gelişmiş OCR modülü, farklı dillerdeki belgeleri analiz ederek PDF dosyalarını tamamen aranabilir hale getirir.

Kalite Kontrol Süreci

Dijital arşiv oluşturma sürecinde kalite kontrol en kritik adımdır. Her tarama ve indeksleme aşaması sonunda belgeler aşağıdaki kriterlere göre kontrol edilir:

• Görsel doğruluk (netlik, çözünürlük, renk dengesi)
• Sayfa sıralaması ve bütünlük
• İndeks alanlarının doğruluğu
• OCR sonuçlarının kalite oranı

Bu kontroller hem sistematik olarak (otomatik yazılım denetimi) hem de insan gözetimiyle gerçekleştirilir. İşveren, d-DAYSİS sistemine entegre web arayüzü üzerinden tüm süreçleri eşzamanlı takip edebilir.

Veri Aktarımı ve Entegrasyon

Oluşturulan dijital belgeler, kurumsal sistemlerle entegre edilerek erişim sürekliliği sağlanır.

• Belgeler, d-DAYSİS Arşiv Yönetim Sistemi’ne aktarılır.
• Güncel belgeler d-CoreEBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile entegre şekilde yönetilir.
• EBYS üzerinden üretilen dijital dokümanlar otomatik olarak arşivlenir.
• Mevcut ERP, CRM, HRM sistemleriyle web servis (API) entegrasyonu yapılabilir.

Bu yapı, kurumun tüm bilgi kaynaklarını tek noktada birleştiren uçtan uca entegre dijital arşiv ekosistemi oluşturur.

CBS (Coğrafi Bilgi Sistemi) Entegrasyonu

Harita, proje ve plan dosyalarının dijitalleştirilmesi sonrasında, CBS modülü aracılığıyla belge – lokasyon ilişkisi kurulabilir.
Bu sayede kullanıcı, d-DAYSİS üzerinde harita üzerinden belge araması yapabilir; örneğin bir parsel numarasına tıklayarak ilgili ruhsat dosyasını açabilir.

Güvenlik, Yetkilendirme ve Erişim

Dijital arşiv yapısı, kurumsal bilgi güvenliği standartlarına göre kurgulanır:

• Kullanıcı bazlı yetkilendirme (Role-Based Access Control)
• Erişim log’ları ve işlem geçmişi takibi
• Şifreli veri aktarımı (AES, SSL/TLS)
• Yedekleme ve felaket kurtarma planları
• ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi uyumluluğu

Bu altyapı sayesinde belgeler, hem yetkisiz erişimden korunur hem de uzun yıllar boyunca bütünlüğünü korur.

Raporlama, Eğitim ve Devreye Alma

Proje tamamlandığında kurum yöneticilerine:

• Ayrıntılı proje raporları,
• İndeks ve metadata dökümleri,
• OCR başarı oranı raporları,
• Kullanıcı eğitimi dökümanları teslim edilir.

Ayrıca kurum personeline dijital arşiv yönetimi, veri arama, indeksleme ve belge yükleme süreçleri konusunda uygulamalı eğitim verilir.

Dijital Arşiv Oluşturmanın Kuruma Sağladığı Faydalar

• Bilgiye erişim süresinde %90’a varan hız artışı
• Fiziksel depolama maliyetlerinde ciddi azalma
• Belgelerin güvenli saklanması ve veri kaybı riskinin ortadan kalkması
• İçerik bazlı arama ve hızlı raporlama imkânı
• Mekândan bağımsız erişim: Ofisten, sahadan veya uzaktan bağlantı ile
• Kurumsal hafızanın dijital ortamda sürdürülebilir şekilde korunması

Dijital Arşiv Oluşturma Hizmeti, bir kurumun dijital dönüşüm sürecindeki en stratejik adımdır.
Biz, Dijital Arşiv Belge Bilgi Teknolojileri A.Ş. olarak; teknoloji, mühendislik, arşivcilik ve veri yönetimi disiplinlerini bir araya getirerek, kurumların bilgi varlıklarını geleceğe güvenle taşıyoruz.

“Geçmişinizi koruyor, bilginizi geleceğe bağlıyoruz.”