d-DAYSİS | Dijital Arşiv Yönetim Sistemi

d-DAYSİS — Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Sistemi 

d-DAYSİS; fiziksel ve dijital arşivleri tek platformda yöneten, tarama-OCR-indeksleme-arama-depolama-paylaşım-devir/imha süreçlerini uçtan uca otomatikleştiren kurumsal arşiv yönetim yazılımıdır. Dosya planı (SDP), saklama planı ve yetki modelini bütünleşik uygular; EBYS, CBS ve dizin/medya servisleriyle entegre çalışır.

Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu, kurumunuzun faaliyetleri sonucu üretilen; idari, hukuksal, tanıklık ve kurumsal değeri olan ya da yeniden kullanılacak tüm görsel, yazılı ve veri içeriklerinin güvenle muhafaza edilmesini, dijital ortama aktarılmasını ve uçtan uca yönetilmesini sağlar.

Web tabanlı, platformdan bağımsız mimari sayesinde uygulamaya intranet ve internet üzerinden kesintisiz erişilir; masaüstü ve mobil cihazlarda responsive arayüz ile rahat, hızlı ve güvenli kullanım sunulur.

Sistem, MSSQL ve Oracle veri tabanlarıyla uyumlu yapıda tasarlanmıştır. FTP/FTPS/SFTP entegrasyonları, dosya serilerinin farklı depolama alanlarında yönetilmesine imkân verir; dosya yollarında departman ve seri ölçeğinde otomatik klasör oluşturma, anlamlı/anlamsız klasör isimlendirme ve çoklu depolama yapıları desteklenir.

Tüm lisans ve bağlantı bilgilerinin kriptolanması, SSL ve kod imzalama sertifikalarıyla güvence altına alınması ve LDAP/Active Directory ile tam entegrasyon, kurumsal güvenlik standartlarını karşılar. Uygulama içinde e-posta ve SMS altyapısı hazır gelir; çoklu iş parçacığı (multi-thread) mimarisi, Windows servisleriyle arka plan işlemleri ve tarayıcı kapatılsa dahi süren görevler sayesinde yüksek iş sürekliliği sağlanır.

Sürüm ve versiyon takibi hem arayüzde hem de kod seviyesinde izlenebilir; yönetsel ayarlar ve tanımlamalar doğrudan sistem üzerinden yapılır.

Kurum yapınıza uygun, esnek ve dinamik bir arşiv hiyerarşisiyle birim–alt birim–seri kurgusu hızlıca oluşturulur. Dosya planı ve saklama planı modülleri mevzuata uyumlu çalışır; sınırsız dosya ve belge tipi tanımlanır, her evrak türü için sınırsız indeks alanı ve ayrı veri tabloları belirlenebilir. Liste alanları birbirine bağlanabilir, bağlı liste yapılarıyla gelişmiş veri giriş formları tasarlanır; alan tipleri özelleştirilebilir, sorgu altyapısı güçlü operatörlerle (büyük/küçük/eşit, arasında, içinde geçen vb.) desteklenir.

Tüm yetkilendirme süreçleri rol ve kişi bazında yönetilir; KVKK ve kurum içi güvenlik politikalarına uygun olarak birim, dosya serisi, belge tipi ve hatta evrak düzeyinde hassas yetki kurguları yapılır. Menü ve görünüm yetkileri programlama bilgisi gerektirmeden düzenlenebilir; mobil giriş izni kullanıcı bazında açılıp kapatılabilir; yetkilendirme tek ekrandan uçtan uca yönetilir.

Yardım içeriği uygulamanın bir parçasıdır; web, mobil ve tablet üzerinden ek yazılıma ihtiyaç duymadan okunur ve her geliştirme sonrası güncellenir. Dinamik dil altyapısı ile yeni diller (alfabeler) eklenebilir, yerinde çeviri yapılabilir ve düzeltmeler anında arayüze yansır.

Fiziksel arşiv modülü, sınırsız üst veri alanı, dinamik alan tasarımı, mükerrerlik kontrolü, toplu düzeltme/değiştirme, şablonla toplu veri aktarımı ve Excel/CSV dışa aktarımla fiziksel arşiv kayıtlarının yönetimini kolaylaştırır. Dosya muhteviyat listesi dizi pusulasına uygun üretilir; raporlar yazdırılabilir, Excel çıktısı alınabilir; farklı serilerdeki dosyalar arası ilişkiler (ör. ihale dosyası–dava dosyası) kolayca tanımlanır.

Dosya işlemleri modülü, her seri için dinamik indeks alanları, otomatik barkod üretimi, konum bilgisi girişi, mükerrer kontrol, toplu düzeltme ve kayıt çoğaltma gibi günlük operasyonları hızlandırır; dijital arşivlenmiş belgelere tek tıkla erişilir; yetkili kullanıcılar etiket çıktıları alır ve belgeleri süreli link ile yetki ölçeğinde dijital olarak paylaşabilir.

Etiket modülü, kurumsal kimliğe uygun tasarımları ek yazılım gerektirmeden oluşturur; 1D/2D barkod desteği ve Excel’den veri alarak toplu etiket üretimi sunar.

Devir ve imha modülü, birim ve genel arşiv saklama sürelerini takip eder; imha süresi yaklaşan belgeleri otomatik listeler, standart formları üretir ve süreçleri mevzuata uygun şekilde yönetir. İmha edilen malzemenin dijital kopyaları yetkiler dâhilinde pasifleştirilebilir veya silinebilir; kanuni saklama sürelerine ek süre tanımlamaları yapılabilir.

Ödünç–zimmet modülü, kurum içi dosya dolaşımını kayıt altına alır; talepler e-posta/SMS ile bildirilir, iade tarihleri otomatik hatırlatılır.

Taşıma–birleştirme modülü, fiziksel ortamdaki bölme/birleştirme/taşıma işlemlerinin dijitalde eksiksiz karşılığını sunar; dosya ve evraklar seri ve birimler arasında tek tek veya toplu taşınabilir.

Simülasyon modülü, depo yer takibi ve kapasite planlamasını istatistiklerle görünür kılar; raf/dolap ölçüleri ve dosya boyutlarına göre uygun yerleşim senaryoları üretir; geçiş kontrol, kamera, güvenlik, RFID, manyetik bant ve yangın söndürme sistemleriyle bütünleşik uçtan uca çözümler sağlar.

Dijital arşiv ve tarama yetenekleri, kurumun sayısallaştırma süreçlerini standardize eder. Uygulama içinden doğrudan tarama (TWAIN), dış kaynakta taranan belgelerin toplu aktarımı, TIFF dolaşım kopyalarının otomatik PDF servis edilmesi, yaygın görüntü ve CAD/DWG önizleme desteği, video/ses gibi formatların depo amaçlı saklanması tek sistemde toplanır.

Tarama modülünde belge türüne göre şablonlar, renkli–gri–siyah-beyaz tarama, mükerrer kontrol, otomatik eğrilik ve kenar düzeltme, parazit temizleme, boş sayfa algılama bulunur; kullanıcı tercihleri varsayılan olarak hatırlanır. 1D barkod algılama ile tarama anında üst veriye otomatik aktarım yapılır; adlandırma kuralları (barkod + tarih/saat) çakışmaları engeller; kullanıcı belirlediği isimlere göre klasörler otomatik açılır.

Aktarım modülü, tekli/çoklu/dosya indeksi ve akıllı indeksleme seçenekleri, sayısal–içerik kontrolleri, kalite–doğruluk ve mükerrerlik denetimleri, ön-kontrol paneli ve önceliklendirme sayesinde hatasız veri akışını temin eder; gerekirse barkod düzeltmeleri yapılabilir.

İndeksleme süreçleri hız ve doğruluk için tasarlanmıştır. Tekli indekslemede belgeler operatöre sırayla düşer; dosya barkodu ile üst veri otomatik eşleşir; önceden tanımlı evrak alanları belirli sıralarda gelir; veri türü kontrolleri, otomatik tamamlama, klavye ile hızlı giriş, sayfa yönü düzeltme ve büyük pafta/proje belgelerinin (A0–A2) hızlı görüntülenmesi operatör verimini artırır.

Çoklu indekslemede tek görüntü birden fazla kişi/konu/olayla ilişkilendirilebilir; evrak çoğaltmadan çoklu veri–belge bağlantıları kurulur; ara verildiğinde kaldığı yer hatırlanır; mükerrer indeks engellenir; “veri geç/belge geç” akışıyla süreç esnektir.

Dosya indeksleme, multipage taranmış dosyaları bütün halinde işler; mükerrer barkod girişleri engellenir.

Akıllı indekslemede tarama adlarına gömülü dosya ve evrak türü kurallarıyla otomatik eşleştirme yapılır; eşleşmeyen belgeler beklemeye alınır.

Arama–bulma–görüntüleme, tek ekranda dosyadan arama, belgeden arama, OCR ile arama ve genel aramayı birleştirir. Dosya adı/barkodu/konusu/tarihi gibi aidiyet alanlarından, arşiv oda–dolap–raf–klasör gibi konum bilgilerinden ve evrak üst verilerinden hızlı erişim sağlanır. Birden çok seri ve evrak türünde, büyük/küçük harf duyarsız, operatörlü (ve/veya/yakınında), benzer veya tam değerli aramalar yapılabilir; sonuçlar kullanıcı yetkisine göre listelenir.

Dizi pusulası görünümünde muhteviyat kolayca okunur; çok sayfalı PDF/TIFF belgeler tekli veya çoklu sayfa modunda, yakınlaştırma–döndürme–tam ekran özellikleriyle izlenir; geniş format belgeler (A0–A2) hızlı yüklenir, kısmi bölümler seçilip yazdırılabilir.

OCR içeriklerinden tam metin arama yapılır; sonuçlar sayfa düzeyinde vurgulanır ve kullanıcılar yetkileri dahilinde metni kopyalayabilir.

Harita modülüyle entegre yapı, indeksleme sırasında girilen adreslerden otomatik konum tespiti, pinleme, konumdan dosyaya erişim ve kurumun CBS altlığı ile bütünleşik görüntülemeyi mümkün kılar; ada-pafta-parsel/mahalle/ilçe/il bilgileriyle mekânsal aramalar yapılır, hatalı konumlamalar düzeltilebilir.

PDF Editör, kalite kontrol ve üretkenlik amaçlı kapsamlı işlemler sunar: sayfa ekleme/silme, sıralama ve yönü kalıcı değiştirme, sayfaları topluca veya kısmen indirme, başka PDF ile birleştirme, tek PDF’i çoklu PDF’e ayırma, tek tuşla geri alma ve işlem geçmişinin kayıt altına alınması gibi işlevler, orijinal dosyanın korunmasıyla birlikte çalışır; gerekirse sayfalar indekse ayrı öğeler olarak gönderilir. Kalite kontrol modülü, personel/birim/tarih aralığına göre sayısal ve nitel kontroller yapar; multipage belgelerin tüm sayfaları incelenir; düzeltmeler anlık kaydedilir; evrak türü değişimlerinde ortak alanlar otomatik taşınır; hatalı kayıtlar farklı renkle gösterilir, düzeltildikçe durum rengi değişir.

Raporlama modülü, birim bazlı aktif dosya ve evrak sayıları, indekslenmiş/indeks bekleyen evraklar, kullanıcı sayıları, kalite kontrol ve ödünç istatistikleri, sayfa/metraj bilgileri gibi standart raporları hazır sunar; esnek rapor tasarımıyla sonuçlar farklı formatlarda görüntülenip yazdırılabilir. Log modülü, tüm işlemleri kullanıcı ve eylem bazında 5651’e uygun formatta kaydeder; kurumdaki log yazılımlarına servis edilebilir; yetkili yöneticilerce izlenir ve gerekirse imzalanmış log yönetimi yapılır.

Entegrasyon katmanı, Web API ve web servisleriyle okuma-yazma işlevlerini açığa çıkarır; servisler aktif/pasif çalıştırılabilir; liste alan içerikleri ve dosya kayıtları servislerle gönderilebilir; entegrasyonlar için güncel kullanım kılavuzları sağlanır.

Dosya Planı modülü, saklama planlarını içerir; toplu veya tek tek güncellenir; kamu kurumları için KAYSİS ve DETSİS ile doğrudan entegrasyon altyapısı bulunur.

Dijital ve Kurumsal Arşiv Yönetim Otomasyonu; fiziki belgeye bağımlılığı azaltan, mevzuata uyumlu, güvenli ve ölçeklenebilir bir platformda tüm arşiv süreçlerini standartlaştırır. Dinamik yapı, güçlü yetkilendirme, ileri arama–görüntüleme, esnek indeksleme ve zengin entegrasyon kabiliyetleri sayesinde kurumunuzun arşiv yönetiminde hız, doğruluk, izlenebilirlik ve sürdürülebilirlik bir arada sunulur.